Uma das promessas centrais do Google Docs é ajudar você e sua equipe a reunir ideias para alcançar seus objetivos mais rápido e fácil possível. É por isso que no mês passado a Google lançou o Explorar em documentos, planilhas e slides – usando Machine Intelligence – para ajudar a sua equipe a criar apresentações surpreendentes, planilhas e documentos em uma fração do tempo que costumava levar.

Hoje serão introduzidos cinco novos recursos para economia de tempo, com o objetivo de acelerar e simplificar a maneira de trabalhar, para que o as equipes foquem em criar e  transformar.

  1. Gaste menos tempo para descobrir quem possui o quê com itens de ação

De acordo com pesquisa realizada pela McKinsey Global Institute , os funcionários gastam cerca de 20% de sua semana de trabalho (quase um dia inteiro) procurando pequenos itens em documentos e seus respectivos follow-ups. Isso pode acontecer especialmente quando um documento está cheio de idéias, pedidos e comentários, o que torna difícil ter uma noção clara de quem é responsável por quê.

Para ajudar a manter seus projetos em movimento, quando você digitar frases como, por exemplo “Ryan irá acompanhar o roteiro de abertura”, ou “Andrea fará uma verificação semanal” em seu arquivo Google Docs, inteligentemente será sugerido um “action iten” para atribuir à pessoa certa. Isso acontecerá  graças ao processamento de linguagem natural (NLP).

Imagem G Suite Updates

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Você pode também manualmente atribuir um Action Iten a alguém no Docs, planilhas, slides e aplicativos móveis, mencionando o seu nome em um comentário e verificando o box “Action”. O usuário mencionado no arquivo  O receberá uma notificação de e-mail e ao abrir o arquivo estarão destacados os pontos que necessitam de sua ação.

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  1. Gaste menos tempo procurando os arquivos que precisam de atenção

Uma vez que os Action Itens foram atribuídos, é fácil para os membros da equipe identificar documentos, planilhas e apresentações que precisam de sua atenção. A próxima vez que visitarem os documentos, planilhas, slides (ou Drive) a partir de seus laptops ou aplicativos móveis, eles terão um emblema em quaisquer arquivos com itens de ação atribuídos a eles até que sejam resolvidas além das sugestões que outros fizeram para os seus arquivos.

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  1. Gaste menos tempo construindo perguntas para formulários

Desde o seu lançamento em 2008, mais de um bilhão de perguntas foram feitas em formulários, o que nos permite identificar padrões comuns, como tipos de pergunta e as opções de resposta que normalmente vão com eles. Com a ajuda de redes neurais, agora será possível prever o tipo de pergunta que você está precisa e sugerir possíveis respostas para você escolher, proporcionando um ganho de cerca de 25% de tempo.

Vamos dizer que você está planejando um evento para um dia inteiro no escritório e precisa saber qual o dia será melhor para sua equipe. Quando você digita “Que dias você está disponível na próxima semana?” Forms inteligentemente geram opções de respostas relacionados, e você pode adicionar uma por uma, ou todas de uma vez.

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Também estreando hoje uma funcionalidade muito solicitada dos clientes G Suite for Education – o novo “O upload de arquivo” como resposta para pergunta. Seus respondentes podem agora fazer upload de arquivos de seu computador ou unidade – e todos uploads serão agrupados em uma nova pasta do Drive. Nota: Esta funcionalidade só está disponível para os clientes G Suite, em Forms compartilhados dentro da sua organização.

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  1. Gaste menos tempo digitando com os novos comandos de voz

No ano passado, lançou-se a digitação de voz em Docs na web para ajudá-lo a capturar idéias, grandes e pequenos, sem levantar um dedo. Hoje, serão adicionadas mais maneiras de formatar e personalizar o conteúdo com comandos para mudar a cor do texto, excluindo palavras, inserindo links e comentários, além de uma série de outras maneiras para formatar com mãos-livres.

  1. Gaste menos tempo mudando de um aplicativo para o outro

A ideia é que você seja produtivo e colaborativo o máximo de tempo possível, independente das ferramentas que você escolher para trabalhar. Por isso a Google agora tem uma parceria com a Slak, para tornar ainda mais fácil trabalhar com arquivos Google Docs. Com um clique no botão “+” no Slak, você pode trazer arquivos do drive diretamente para uma conversa com equipe, ou criar novos documentos, planilhas e slides. Você pode conferir mais detalhes sobre o assunto blog Slack.

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Com a introdução do Explore e demais atualizações para produtos que se acumulam na Machine Intelligence, trazendo de volta o tempo gasto em determinadas tarefas repetitivas. Agora, você pode concentrar sua energia no trabalho criativo e estratégico, não mais em trabalho desnecessário.

Detalhes dos lançamentos:

  • Lançamentos imediatos:
    • Atribuição de Action iten
    • Digitação por voz
    • Integração Slack
  • Lançamentos em 02 de novembro de 2016
    • Sugestão de Action iten
    • Resposta sugeridas em formulários
  • Lançamento em 09 de novembro de 2016
    • Uploads de arquivos em formulários

Fonte: G Suite Updates.